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Hallo zusammen,

ich bin gerade bei der ACT! Premium 2012 Edition am testen und komme nicht weiter. Ich möchte mehrere hundert Datensätze importieren. Dabei ergibt sich folgendes Szenario:

Ich möchte aus einer Excel-Tabelle Firmen (mit eindeutiger Kundennummer) mit jeweils mehreren Ansprechpartnern importieren. Die Ansprechpartner sollen dabei nur der jeweiligen Firma (mit eindeutiger Kundenummer) als Ansprechpartner zugeordnet werden.

Die Daten liegen wie folgt vor:
(Hoffe das Beispiel wird einigermaßen verständlich dargestellt)

Kunden-Nr. Name Firma Straße PLZ Ort AP-Vorname AP-Nachname AP-Telefonnummer AP-Mail AP-Abteilung
1002 Musterkunde 2 Musterstr. 2 80000 Musterstadt Jan L. 070-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1002 Musterkunde 2 Musterstr. 2 80000 Musterstadt Fritz O. 070-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1002 Musterkunde 2 Musterstr. 2 80000 Musterstadt Britta P. 070-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1003 Musterkunde 3 Musterstr. 3 80000 Musterstadt Andrea U. 050-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1003 Musterkunde 3 Musterstr. 3 80000 Musterstadt Martin T. 050-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1003 Musterkunde 3 Musterstr. 3 80000 Musterstadt Hans E. 050-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1004 Musterkunde 4 Musterstr. 4 80000 Musterstadt Werner R. 040-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1004 Musterkunde 4 Musterstr. 4 80000 Musterstadt Eva Q. 040-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1005 Musterkunde 5 Musterstr. 5 80000 Musterstadt Uwe D. 030-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1005 Musterkunde 5 Musterstr. 5 80000 Musterstadt Simone B. 030-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1005 Musterkunde 5 Musterstr. 5 80000 Musterstadt Frank K. 030-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1005 Musterkunde 5 Musterstr. 5 80000 Musterstadt Doris E. 030-xxxxxxxxxxxx Einkauf
1005 Musterkunde 5 Musterstr. 5 80000 Musterstadt Berta W. 030-xxxxxxxxxxxx Einkauf


Bisher wurden die Firmen mit mehreren Ansprechpartnern auch mehrmals angelegt und zwar mit jeweils einem Ansprechpartner.

Gibt es dort eine genaue Vorgehensweise?

Vielen lieben Dank für Eure Antworten.

Hallo Beroyen,

der Weg "zu Fuß":

Fangen Sie damit an, aus Ihrer EXCEL-Tabelle ein zweites Blatt zu erstellen, in dem wirklich nur Firmendaten zu finden sind, z.B.:

1002 Musterkunde 2 Musterstr. 2 80000 Musterstadt
1003 Musterkunde 3 Musterstr. 3 80000 Musterstadt
1004 Musterkunde 4 Musterstr. 4 80000 Musterstadt

usw.

Speichern Sie diese EXCEL-Tabelle als .txt mit Feldtrenner Tabulator ab.

Legen Sie auf Firmenebene in ACT! ein Feld "Kundennummer" an.
Stellen Sie in Extras, Einstellungen, Admin den Dublettenfilter für Firmen auf "Kundennummer" um.
Importieren Sie die Daten Ihrer .txt-Datei als Firmendatensätze, passen Sie das Fieldmapping an Ihre Wünsche an.

Firmendaten erledigt, nun noch die Kontakte:

Ergänzen Sie Ihre EXCEL-Gesamttabelle um eine Spalte wie "EindID" und füllen Sie diese Spalte mit entsprechenden Werten (z.B. "Imp" und die Zeilennummer).
Speichern Sie diese EXCEL-Tabelle als .txt mit Feldtrenner Tabulator ab.

Legen Sie in ACT! auf Kontaktebene ein Feld "Kundennummer" (gleiche Definition wie auf Firmenebene) und ein neues Feld mit Namen wie "EindID" (Text, entsprechende Länge) an.

Stellen Sie in Extras, Einstellungen, Admin den Dublettenfilter für Kontakte auf "EindID" um.

Importieren Sie die Daten Ihrer .txt-Datei als Kontaktdatensätze, passen Sie das Fieldmapping an Ihre Wünsche an.
Beachten Sie: auch die im Firmendatensatz bereits gespeicherten Adressdaten, Firmenname und Kundennummer werden in den Kontaktdatensatz importiert!!! Andernfalls könnten Sie Ihren Kontakten keine Briefe schreiben mit ACT/Word.

Kontaktdaten erledigt, nun noch die Verknüpfungen zwischen Firma und Kontakten:

In jedem angelegten Kontaktdatensatz über die Pünktchen-Schaltfläche am Feld "Firma" diesen Kontaktdatensatz mit seinem Firmendatensatz verknüpfen.

schneller mit AddOns:

Es gibt auf dem Markt verschiedene AddOns, mit deren Hilfe man aus bestehenden Kontaktdatensätzen Firmendatensätze erstellen und die Kontaktdatensätze dann automatisch mit der neuen Firma verknüpfen kann.
Die Anschaffung lohnt sich, wenn Sie regelmäßig externe Daten importieren wollen, eher nicht bei "einigen hundert".

Und es gibt auch Dienstleister, die Ihnen einen solchen Service gegen Bezahlung gerne anbieten.

auf jeden Fall sinnvoll:

Verknüpfen Sie in ACT! das Kontaktfeld "Kundennummer" mit dem Firmenfeld "Kundennummer". So können Sie neue Kontakte aus einer Firma erstellen und diese Information dabei gleich mitnehmen.

Hallo Frau Weigold,

vielen Dank für Ihre ausführliche Antwort.

Der von Ihnen beschriebene Weg ist mir bekannt. Genau diese "zu Fuß" Methode wollte ich umgehen. Jeden Kontakt anfassen und mit einer Firma verknüpfen ist difinitiv zu arbeitsintensiv. Auch bei mehreren hundert und gar tausenden Datensätzen.

Ich habe CRMs kennengelernt in denen über eine SQL-Abfrage oder noch einfacher über ein bereits programminternes Script Ansprechpartner zu Kunden über eine ID (in meinem Fall über die Kundennummer) zugeordnet werden können. Dies ist kein Hexenwerk und ein absoluter Mehrwert.

Ich dachte ACT! könnte es auch.

Nun ja, dann muß ich mich wohl aber übel von ACT!-Testversion verabschieden und ein wenig mehr Geld für ein anderes CRM in die Hand nehmen.

Trotzdem vielen Dank!