Briefanreden generieren in Word, Gruppenfelder einbinden?

[asander]

Guten Tag.
Ich habe gehört, daß man mit Wenn dann Bedingung in Word in Zusammenhang mit ACT arbeiten kann.
Kann ich das aus bei Serienbriefen (ohne vorherigen Export nach Excel) direkt aus ACT tun? Die db-Verknüpfung der .adt mit der ACT-db funktioniert nicht?
Gibt es irgendwo eine ausführliche Beschreibung zur Anbindung an Word-Serienbriefe mit Fallregelungen?
Außerdem würde ich evtl. gerne Gruppenfelder mit in den Serienbrief einbeziehen. Lassen sich diese nur in Berichten verwenden?
Vielen Dank
A. Sander

[Ingrid Weigoldt]

Hallo A. Sander und alle Serienbriefschreiber,

...Wenn-Dann-Bedingungen in Serienbriefen funktionieren deshalb nicht, weil eines von beiden beteiligten Programmen (ACT! oder Word) Felder beim Zusammenführen von Daten und Text einfach verschwinden läßt. Deshalb muß man vorher Sorge tragen, daß keine Wenn-Dann-Bedingungen nötig sind.

...Gruppenfelder lassen sich in Dokumentschablonen nicht einbinden. Feldinhalte vorher in ein Kontaktfeld übertragen?

...und überhaupt
Warum nutzt man welche Felder wie?

Eine ACT!Datenbank enthält am Anfang einen Standard-Feld-Vorrat. Die eigene Datenbank entsteht dann im Laufe der Zeit (oder nach sorgfältiger Vorplanung auch sofort), indem man neue Felder hinzufügt, andere "umfunktioniert" oder auch löscht, weil nicht benötigt.

"Anrede" fülle ich immer selbst beim Anlegen eines neuen Kontaktes, manuell und sehr sorgfältig, je nach Kontakt, Land und Sprache. In meinen Dokumentschablonen habe ich also nur dieses eine Feld heranzuziehen.
"Anrede" enthält bei mir auch kein Komma zum Abschluß, da in einigen Ländern/Sprachen üblich ist, die Anrede mit einem anderen Zeichen abzuschließen und möglicherweise den Text auch großgeschrieben zu beginnen.

"Kontakt" enthält bei mir nur Vorname und Nachname. Für den im Anschriftenfeld zu druckenden Text bei Adressierung an einer Kontakt in einer Firma/Gesellschaft leiste ich mir ein Feld "Druckkontakt", in dem die Information wieder je nach Land und Sprache richtig eingetragen ist.
"Kontakt" nutze ich nur zur sauberen Isolierung von "Vorname" und "Nachname" und zum ordentlichen Zusammenbau eines EMail-Adressenverzeichnisses.

"Titel" nutze ich im Sinne von "Funktion". Es enthält z.B. Informationen wie z.B. "Mitglied des Vorstandes" o.ä.

"Geschlecht" als Feld kommt bei mir nicht vor, da ich nicht den Bedarf habe, geschlechtsspezifisch zu selektieren.

Bei internationaler Anwendung ist mir wichtig ein Feld mit Sprachangabe und ein Feld, das den "Adressenaufbau" steuert. Sprache ist u.U. nicht = Land! Und in einigen Ländern wird nun mal die Postleitzahl hinter den Ort geschrieben... "Land" ist bei mir nur gefüllt im persönlichen Datensatz bzw. bei Kontakten außerhalb Deutschlands.

Wie oben erwähnt: das ist meine Philosophie und für meine Anwendung praktisch.

Ach ja. Und will ich Adressen"von außen" importieren, werden sie vorher in Excel oder Access "passend" gemacht und erst dann nach ACT! transportiert.


Schöne Grüße allerseits
Ingrid Weigoldt

[Ingrid Weigoldt]

...verschwinden doch nicht, wenn man es richtig macht.

In den nächsten Tagen mal darauf achten: ich werde eine genaue Beschreibung und Anleitung dazu hier im Forum veröffentlichen.

Bis dann
Ingrid Weigoldt

[ASander]

Guten Tag Frau Weigoldt!
Es ist nett, daß Sie sich so viel Zeit nehmen. Ich bin schon sehr gespannt auf Ihre WordLösung!! (Wie sicher viele). Ich bin froh, daß wenigstens die Autotext-Funktionen innerhalb Word funktionieren. Wissen Sie, auch wegen der Gruppenfelder, es geht darum, daß ich aufgrund der anscheinenden Performance-Schwäche, die sich evtl. aufbauen kann, die Datenmengen reduzieren möchte. Um das per Makro zu füllende Feld Briefanrede kommen wir wohl doch nicht umhin, besonders, da bei Firmen und Ehepaaren die Anrede oft anders ist.
Meine nächste Idee zu den Gruppenfeldern wäre jetzt gewesen, die Bericht-Funktion zu verbiegen und mit ihr Einzelbriefe zu schreiben.
Ich bin auch froh, hier gelesen zu haben, daß ein einfaches ";" im Namen oder in der Firma mir zumindest mit dem Problem, das ich mit dem seltsamen Feld Kontakt habe (mittlerweile weiß ich, warum es dieses gibt, wegen der Listen in ACT-Email), erheblich mildert. Dies liegt daran: Bei uns kommen auch öfters Personen vor, bei denen man vom Namen nicht auf das Geschlecht (und die passende Anrede) und nicht auf Vor- oder Nachname schließen kann. Das muß man dann gleich anfangs richtig erfassen und der Name kann mit dem Semikolon die richtige Lesart bekommen.
Überhaupt wollte ich an dieser Stelle mal zum Ausdruck bringen, wie sehr gut mir Ihr Forum gefällt und Ihre Betreuung hier.
Auf jeden Fall bin ich sehr gespannt auf Ihre Beschreibung, wie das mit der Verknüpfung funktioniert.
Vielen Dank im Vorab.
Mit freundlichem Gruß A. Sander