Protokolleinträge der Word-Dokumente

[Stephanie G.]

Guten Tag ans Forum,

habe eine Frage zu den Protokolleinträgen von Worddokumenten. Wenn ich Worddokumente in ACT erstelle und sie ausdrucke, werde ich nach einer Speicherungsmöglichkeit gefragt. Die bestätige ich auch, aber wenn ich dann im Kontakt nachschaue, wurde dieses Dokument nicht protokolliert. Es gab aber auch schon Situationen, wo es protokolliert wurde. Abgesehen vom Protokolleintrag werden aber alle Dokumente gespeichert im Ordner Dokumente.
Woran liegt das und kann mir jemand eine Lösung dazu geben.
(Benutze Act5)

Schönen Tag noch wünscht
Stephanie:-)

[Ingrid Weigoldt]

Der Prokolleintrag benötigt die DataBaseID. Diese Information ist in WordDokumenten als "versteckter Text" untergebracht und kommt aus der ACT!Schablone. Wird diese Information versehentlich gelöscht oder verstümmelt, kann kein Protokolleintrag erzeugt werden. Hilft das bei der Fehlersuche?

[Stephanie G.]

Trotz der DataBaseID wird kein Protokolleintrag der Dokumente vorgenommen. Also muss es noch einen anderen Knackpunkt geben. Komisch ist auch, dass es mal funktioniert und mal nicht, obwohl ich keine Optionen verändert habe.

[Ingrid Weigoldt]

Sind das immer die gleichen ACT!Schablonen?
Wenn ja, gibt es darin geschützte Abschnitte?
Ich erinnere mich vage, daß in älteren ACT-Versionen zwar Schablonen mit geschützten Bereichen "gingen", nur der Protokolleintrag fehlte anschließend. ACT!6 will mit geschützten (auch teilgeschützten) Vorlagen überhaupt nichts anfangen, da könnte zumindest dieser Fehler nicht mehr passieren.

[Stephanie G.]

Ja es sind immer die gleichen Schablonen. Das Witzige ist, dass bei meinem Kollegen die Protokolleinträge meistens verzeichnet werden, aber bei mir nicht.
Was ist mit geschützten Bereichen gemeint (aber nicht die DataBaseID)?
Ich hatte es danach noch ein paarmal probiert, aber es funktioniert nicht.
Wie ist es in Act6? Funktioniert dort der Protokolleintrag problemlos?

Danke trotzdem schon mal und einen schönen Wochenbeginn.

[Ingrid Weigoldt]

Also: wenn es immer die gleichen Schablonen sind (wirklich? stehen die im Netz?) und die von Ihren Kollegen und Ihnen benutzt werden und der Fehler nur bei Ihnen auftritt....
Sie am PC eines Kollegen: funktioniert es dann? Wenn ja, liegt es eher nicht an Ihren Berechtigungen, sondern vermutlich an Ihrem PC. Wenn nein: Berechtigungen klären.

Wurde an Ihrem PC seit der Zeit, als es ursprünglich mal funktionierte, etwas geändert? Mit den Optionen in Word kann es meiner Meinung nach nicht zusammenhängen.

Übrigens: hier im Forum unter dem Thema "ACT mit MSWord..." gibt es einen ähnlich gelagerten Beitrag zum Thema "Protokolleintrag nach Brief verhindern", in dem es um erforderliche Registry-Einträge auf dem PC geht (Autor: Robert Schellmann, Datum 18.02.2003), die für Protokolleinträge scheinbar benötigt werden.

Ich setze ACT seit der Version 2000 ein und hatte nie Probleme, habe auch von keinen Problemen bei Kunden gehört, die ACT im Netz einsetzen.

Geschützte Bereiche in Word-Dokumenten würde ich gerne einsetzen, da man mit geschützten Abschnitten (geschützt für Formulareingabe) z.B. das unbeabsichtige Verändern von festem Text verhindern kann bzw. für Eingaben im Dokument nur von Formularfeld zu Formularfeld springen muß. Aber - leider - das verträgt ACT überhaupt nicht. Scheidet als Fehlerquelle bei Ihnen auch aus, da Ihre Kollegen ja mit den Schablonen arbeiten können und Protokolleinträge bekommen.

[Stephanie G.]

Hallo nochmal,

nun habe ich so Einiges ausprobiert seit heute morgen und nach den neuen Vorschlägen.
Jetzt habe ich den Fehler gefunden, eigentlich total simple.
Da mein Rechner vor einiger Zeit auf XP umgestellt wurde, ist so einiges mit ACT schiefgelaufen. Viele Probleme wurden schon beseitigt, aber es tauchen immer wieder neue auf, gerade in puncto ACT.
Jedenfalls habe ich jetzt herausgefunden, dass alte ACT-Schablonen keinen Protokolleintrag zurücklassen, aber neu-erstellte Schablonen schon. Das heisst, dass ich nur durch neue Schablonenerstellung (ist unter XP anders, als unter 2000) auch die nötigen Protokolleinträge erhalte. Das kann man verkraften, denn so viele sind nicht neu zu erstellen und so schwer ist das auch nicht.
Nochmals danke für die vielen Hinweise.
Wünsche noch einen angenehmen Montag und bis zum nächsten Knackpunkt in ACT
Grüsse
Stephanie

[Robert Schellmann]

Hallo,
es sind sind häufig zwei Umstände die dazu führen, dass bei geschrieben Briefen mit Word kein Protokolleintrag im Notizen/Protokolle-Register angelegt werden.

Damit überhaupt ein Protokolleinrag erzeugt wird, muss mit dem Befehl Drucken aus dem Datei-Menü die gefüllte Wordschablone ausgedruckt werden.
Es erscheinen dann die folgenden Dialoge:

Will ich einen Protokoleintrag ?


Wohin soll das Dokument gespeichert werden ?


Soll noch ein Umschlag mit ausgedruckt werden?


Danach erhalte ich den folgenden Protokolleintrag mit dem Verweiß auf das gespeicherte Dokument.


So sollte es funktionieren...

Ein Umstand, der das verhindert, ist ein Fehlen der versteckten DatabaseID und ContactID in der verwendeten Word-Schablone (ADT-Datei).
Um zu kontrollieren, Ob diese in der Schablonendatei noch vorhanden sind, kann man wie folgt überprüfen:

Über den Menüpunkt "Dokumentenschablone bearbeten..." im Menü "Text" öffnet man sich die jeweilige Schablonendatei aus der ACT!-Anwendung heraus.
Im Word läßt man sich alle nicht sichtbaren Zeichen anzeigen. Das kann man entweder mit dem Tastaturbefehl: Strg+Shift+8 oder Strg+Shift+"+" oder mit dem passenden Symbol (Kategorie:"Ansicht", Befehl: "Alle anzeigen" , falls man das Symbol der Symbolleiste hinzufügen will).



Jetzt sieht man den versteckten Text: "DastabseID..."

Wenn dieser Text nicht mehr in der Schablone vorhanden ist sollte man mit dem Menüpunkt "Neu..." im "Datei"-Menü von ACT! eine neue Schablonendatei erstellen.

Ein anderer Umstand, der zu fehlenden Protokolleinträgen führen kann, ist das Vorhandensein von anderen ".DOT"-Makrodateien im Autostart(Startup)-ordner für Word.
Zum Beispiel hinterläßt das Programm StampIT der Post eine eigene Makro- sprich DOT-Datei im Startup-Ordner (z.B.: C:\Programme\Microsoft Office 2000\Office\Startup). Diese wird dann, wenn ACT! das Word mit seiner eigenen act.dot-Datei aufruft, mit gestartet. Solche Autostart-Makros können sich, wie esdie ACT!-Makros machen, mit in die Druckroutine von Word einklinken. So verhindern sie, dass die nötigen Schritte für die Erstellung des Protokolleintrages in ACT! ausgeführt werden.

Sehen kann man die miteingebundenen Makros im geöffneten ACT!-Word-Brief über den Menübefehl "Vorlagen und Add-Ins..." im Menü "Extras".
Hier sollte man die stöhrenden "Elemente" deaktivieren.


Die hier zusätzliche DOT-Datei vom PDF-Maker stört nicht die ACT!-makros!

Falls die störenden DOT-Dateien in dem Word-Startup-Ordner liegen, müssen Sie von dort in einen anderen Ordner verschoben werden.

In diesem Thema ACT2000 und Word2000 steht noch etwas mehr zu dem "DOT-Kampf".

Auch unter ACT! 6 können diese Umstände dazu führen, dass man keinen Protokolleintrag erhält.

Gruß
Robert Schellmann

P.S.: Der Artikel wird demnächst in das Forum "ACT! mit MS Word, WinFax PRO" verschoben!

[Gast]

Sehr geehrter Herr Schellmann,

seit Wochen habe ich Probleme mit der Protokollierung von Word Einträge. Ihre Ausarbeitung, in welcher Sie die Stampit Software der Deutschen Post erwähnen, hat mir die Lösung der Probleme gebracht. Dieses Programm verursacht aber auch in Excel Schwierigkeiten, weswegen ich es nun komplett entfernt habe.

Danke für den Hinweis.

Siegfried Blaukat

[Gast]

Kompliment, Herr Schellmann! Sie haben richtig Ahnung.
Gruß
Walter Trebst

[Ingrid Weigoldt]

Hallo ACT!-Gemeinde,

was würden Sie davon halten, den Protokolleintrag zu "automatisieren"?

Bei Individualkorrespondenz ist es doch so, daß man in der Regel den Betreff im Text angibt. Warum nicht diesen Text nutzen für einen Protokolleintrag?

Ich habe die act.dot ergänzt und biete neben automatischer Dateinamenvergabe genau diese Funktion mit an, wenn Sie Ihre Dokumentschablonen entsprechend vorbereiten (nur eine kleine Textmarke einfügen).
Bequemer und schneller geht es nicht (kein Warten mehr auf das Eingabefenster, Protokolleintrag kann bei Bedarf auch nochmals erstellt werden u.a. mehr).

Interessiert? Nehmen Sie bitte Kontakt per EMail mit mir auf

Ingrid Weigoldt

[Oliver Goldschmidt]

Die Datenbankverknüpfung (DatabaseId....) darf sich nicht in der Kopfzeile des Dokumentes befinden, sonst wird auch kein Protokolleintrag erzeugt.

P.S. Verwende Act! 6.0.3.994 von Sage und Office 2003 von MS

[Ingrid Weigoldt]

Stimmt!

Für DataBaseID, KontaktID oder jegliches andere ACT!Feld ist

die Kopfzeile
die Fußzeile
ein Positionsrahmen

der absolut falsche Platz.