ExtrACT >> CSV: Abgeschnittene Langtextfelder

Jörg Gerhard

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir setzen das Tool ExtrACT im Rahmen einer Datenmigration ein, um den gesamten Inhalt der ACT!-Datenbank in Form von CSV-Dateien zu exportieren, was bisher auch sehr umkompliziert war.

Nun gibt es allerdings beim Zugriff auf die Notizen-/Protokoll-Tabelle das Problem, dass die Beschreibungsfelder im Access-Datenblatt zwar vollständig angezeigt werden, beim Export aber immer nach 255 Zeichen abgeschnitten werden. Ich vermute, dass der Feldtyp entsprechend auf "Memo" gesetzt werden müsste, was aber bei verknüpften Tabellen nicht verändert werden kann - zumindest habe ich als Access-Neuling die entscheidende Stelle noch nicht gefunden.

Ich freue mich über alle heißen Tipps dazu, wie ich das Problem in den Griff bekommen kann. Das manuelle Zuordnen der kryptischen ACT-IDs in Excel ist nämlich extrem umständlich...

Vielen Dank und herzliche Grüße aus Dortmund
Jörg Gerhard

Ingrid Weigoldt

Hallo Herr Gerhard,

das mit den kryptischen ACT-Feld-ID's können Sie umgehen, indem Sie ACTExtract starten mit der Option "ACT-Feldnamen benutzen".

Die verknüpfte Tabelle läßt sich nicht anpassen. Und selbst wenn: die Tabelle Notes enthält in Betreff nichts als einen zweistelligen Pointer zu der BLB-Datei. Sie müssen die Daten aus der in ACTExtract vorhandenen Abfrage in eine neue Tabelle bringen, um das Feld "Betreff" in ein Memo-Feld ändern zu können.

Ich meine mich zu erinnern, daß es da eine Lösung gab..,

ohne es gerade selbst zu testen - wie verhält es sich, wenn ExtrAct ohne direkte Online-Verbindung (also mit Datei-Kopie) gestartet wird..

.. dann kann von der Notes-Tabelle in Access eine Kopie (und zwar eine leere Tabelle - nur Datenstruktur) erstellt werden. In dieser Kopie dann den Feldtyp von "Regarding" auf MEMO ändern.

Anschließend die Abfrage starten, den angezeigten Dateninhalt KOMPLETT markieren und in die Zwischenablage nehmen. Danach in der leeren Tabellenkopie den Inhalt wieder einfügen.

Testen Sie es mal..!!

Viele Grüße
Axel v. Melville

Jörg Gerhard

Vielen Dank für die schnellen Antworten.

@Frau Weigoldt: Ich hatte im Idealfall auch vor, die bestehende Abfrage mit den bereits lesbaren Daten zu modifizieren, habe aber keine Ahnung, wie ich das anstellen kann. Der Tipp mit der Option "ACT-Feldnamen benutzen" ist mir nicht klar. Dadurch ändern sich doch nur Feldbezeichnungen, während die eigentlichen Feldinhalte unverändert bleiben, oder? Über die SVERWEIS-Funktion von Excel kann man ja normalerweise prima ein Mapping von IDs hinbekommen, aber wenn Leerzeichen, Hochkommata und Anführungsstriche am Anfang eines Strings stehen, gestaltet sich das Ganze doch sehr herausfordernd.

@Herr von Melville: Ich weiß nicht, ob es an unserer Access-Version (2000) liegt, aber die Option "Mit einer Kopie arbeiten in" ist bereits markiert und ausgegraut. Wie dem auch sei, die angezeigten entscheidenden Tabellen sind allesamt Verknüpfungen, und beim Versuch, eine Kopie davon anzulegen, entsteht wiederum eine Verknüpfung. Ich habe es nun über die Funktion "Speichern unter" aus der Entwurfsansicht der Tabelle hinbekommen. Die Feldtypen der entstandenen Struktur habe ich angepasst und die Tabelle per copy/paste mit den Daten gefüllt. Trotz allem bleibt es aber leider bei dem beschriebenen Problem. Es muss eine andere Erklärung dafür geben.

Weitere Tipps?

Ingrid Weigoldt

Hallo Herr Gerhard,

Der Tipp mit der Option "ACT-Feldnamen benutzen" ist mir nicht klar. Dadurch ändern sich doch nur Feldbezeichnungen, während die eigentlichen Feldinhalte unverändert bleiben, oder?

Das ist richtig: nur die Feldbezeichner in den Abfragen ändern sich. Macht die Identifikation von benutzerdefinierten Feldern aber doch wesentlich einfacher, oder?

Über die SVERWEIS-Funktion von Excel kann man ja normalerweise prima ein Mapping von IDs hinbekommen, aber wenn Leerzeichen, Hochkommata und Anführungsstriche am Anfang eines Strings stehen, gestaltet sich das Ganze doch sehr herausfordernd.

Ich würde Ihnen ernsthaft empfehlen, die entsprechenden ACCESS-Abfragen, wenn sie denn die für Sie richigen Inhalte haben, einfach per Zwischenablage nach EXCEL zu kopieren. Alles andere ist wegen der Felder mit Unique-ID's äußerst zweifeldhaft im Ergebnis, weil da wirklich alle möglichen Sonderzeichen drin vorkommen.

Die Feldtypen der entstandenen Struktur habe ich angepasst und die Tabelle per copy/paste mit den Daten gefüllt. Trotz allem bleibt es aber leider bei dem beschriebenen Problem. Es muss eine andere Erklärung dafür geben.

Sie werden definitiv einen anderen Weg beschreiten müssen!
Nehmen Sie die existierende Abfrage_ACT_Notes, reduzieren Sie zumindest vorübergehend die Anzahl der anzuzeigenden Datensätze über eine beliebige Einschränkung, machen Sie aus dieser Abfrage dann eine Tabellenerstellungsabfrage, lassen Sie die Datensätze übernehmen. Sie werden wohl Fehlermeldungen bekommen - nicht davon irritierenlassen, einfach weitermachen.
Die entstandene Tabelle öffnen, alle Datensätze löschen, Feld REGARDING zu Memo umfunktioinieren.
Dann nochmals die Abfrage ACT_Notes öfnen, alle Datensätze in den Zwischenspeicher nehmen. Die soeben erstellte Tabelle öffnen, über Berbeiten "am Ende anfügen" die Datensätze übertragen lassen.

Nun werden Sie eine lokale Tabelle (garantiert nicht verknüpft) besitzen, in der die REGARDING's nicht abgeschnitten in einem Memo-Feld liegen. Wie sie das dann allerdings sinnvoll in eine CSV kriegen wollen....

Wegend der unendlich vielen Sonderzeichen (auch Anführungszeichen und Apostroph) in Unique-ID (was ja dummerweise die Kennung des Kontaktes ist oder einer Gruppe ist) werden Sie damit wohl Probleme bekommen. Ich habe wegen einer solchen Problematik mal für mich eine Routine geschrieben, die die Unique-ID's in Strings umwandelt, in denen keine Sonderzeichen drin sind.